Delegieren lernen: So lernst Du, wie es richtig geht!

Mit diesem Text kannst Du effektives Delegieren lernen. Du erfährst, warum delegieren gut ist aber warum wir es trotzdem häufig nicht tun.

Außerdem bekommst Du hier ein Worksheet mit 10 genialen Tipps zum besseren Delegieren.

Was delegieren mit Zeitmanagement zu tun hat

Wenn Du gut delegierst, machst Du Dich und Deine Mitarbeitenden erst arbeitsfähig! Oder geht es wirklich schneller und besser, wenn Du alles selber erledigst?

Die allermeisten Aufgaben konntest Du sicherlich auch nicht beim ersten Mal so lösen, wie Du sie jetzt meisterst. Du musstest üben und bist mit der Zeit immer besser geworden. Wo stündest Du heute, wenn Dir Deine Chefs nicht die Möglichkeit zum Ausprobieren gegeben hätten?

Sieh es mal aus der Sicht Deiner Mitarbeitenden: Wie fühlst Du Dich, wenn sich Dein Chef mit Micromanagement beschäftigt und dadurch wichtige Führungsaufgaben vernachlässigt? Und wie fühlen sich deine Mitarbeitenden, wenn Du ihnen ihre Aufgaben nicht zutraust?

Klar ist es am Anfang zeitintensiv, jemanden in eine neue Aufgabe einzuarbeiten. Doch langfristig wird derjenige immer besser und kann es letztlich vielleicht sogar schneller als Du. So wird sich die anfangs investierte Zeit vielfach auszahlen. 

Du willst als Vorbild voran gehen und den Erfolg Deines Teams, Deines Unternehmens, etc. erhöhen?
Dann heißt es jetzt: Richtiges delegieren lernen!

Warum eigentlich delegieren lernen?

Als Chef ist es ganz sicher nicht Deine Aufgabe, alles genauso gut oder besser zu können als Deine Mitarbeitenden. Also mache Deine Leute langfristig zu Spezialisten in ihren Bereichen. Das garantiert Dir Erfolg für Dein Team und die Organisation.

Ein Beispiel:
Denk mal an einen kleinen Tischler-Betrieb. Der neue Lehrling kann an den ersten Arbeitstagen weder mit den Werkzeugen umgehen noch kennt er die spezifischen Eigenarten verschiedener Holzarten. Der Meister bringt ihm also jeden Tag ein bisschen bei und zusätzlich geht der Lehrling in die Berufsschule und lernt die Theorie. So wird er mit der Zeit immer besser. Nach einiger Zeit ist er so gut, dass er sogar alleine zu Kunden fahren und dort selbständig arbeiten kann.

5 Gründe für richtiges Delegieren

  1. Durch Delegieren kannst Du Dich auf wichtige Führungsaufgaben fokussieren, die andernfalls vernachlässigt werden.
  2. Durch Delegieren entwickelst Du Spezialisten für bestimmte Aufgabenbereiche. Damit erhöhst Du die Effizienz im Team.
  3. Delegieren ist das, was Deine Mitarbeitenden von Dir erwarten. Es stärkt Deine Führungskompetenz.
  4. Durch Delegieren verbesserst Du die Kommunikation zwischen Dir und anderen Hierarchieebenen.
  5. Durch richtiges Delegieren motivierst Du Deine Mitarbeitenden.

Warum oft nicht delegiert wird

Viele Führungskräfte sind zu tief im Tagesgeschäft verstrickt. Mit Micromanagement kümmern sie sich um Details, die zwar wichtig sind, aber nicht zwangsläufig von ihnen erledigt werden müssen. Was sie dadurch oft vernachlässigen, ist die wichtige Aufgabe des Führens.

Häufig befürchten sie, dass Aufgaben nicht schnell oder gut genug erledigt werden, wenn sie es nicht selbst tun. Und vielen von ihnen ist das nicht einmal bewusst. 

5 Gründe, warum oft nicht delegiert wird

  1. Viele Chefs haben Angst, die Kontrolle über ihre Mitarbeitenden zu verlieren. Jedoch können sie durch richtiges Delegieren die Kontrolle sogar besser halten.
  2. Führungskräfte wollen Fehler vermeiden. Kurzfristig kann das sogar stimmen. Aber langfristig sind die Auswirkungen exponentiell größer.
  3. Es spart erstmal Zeit, wenn man direkt loslegt und eine Aufgabe nicht vorher erklären muss. Doch besonders wenn sich Aufgaben wiederholen, spart richtiges Delegieren deutlich mehr Zeit. 
  4. Einigen Chefs ist schlichtweg nicht bewusst, welche Aufgaben sie selbst erledigen und welche sie delegieren sollten. Dann machen sie lieber alles selbst. Viele befürchten auch, dass sie durch Delegieren weniger kompetent dastehen.
  5. Oft gehen Führungskräfte davon aus, dass Aufgaben besser erledigt werden, wenn sie es selbst machen. Vereinzelt trifft das zu. Wenn es aber bei jedem Thema passiert, ist es ungesunde Selbstüberschätzung.
Das alles können ein Anzeichen dafür sein, dass
  • Führungskräfte zu wenig Vertrauen in ihre Leute haben.
  • Führungskräfte nicht wissen, wie effektive Führung funktioniert. 
  • egoistisches Denken oder Eitelkeit zu stark sind.

Damit Dir diese Anzeichen wirklich bewusst werden, hilft es, die Dinge neu zu denken - bisherige Denkmuster zu verlassen. Das bedeutet aber auch, dass Du Dich mit den bisherigen Denkmustern beschäftigst. Und da liegt häufig die Herausforderung. Etwas zu ändern - anders mit Mitarbeitenden umzugehen - funktioniert eben nur dann, wenn Dir bewusst ist, wie Du bisher mit Deinen Mitarbeitenden umgegangen bist.

Leadership lernen - Philipp Rabe - delegieren lernen

Fakt ist: Ein Chef, der seinen Mitarbeitenden nichts zutraut, zeigt damit letztlich, dass er seiner Führungsaufgabe nicht gerecht wird. Klar, das ist provokant und für viele Führungskräfte eine bittere Pille. Aber als Führungskraft hast Du nicht nur das Recht,

Du hast die Pflicht, Deine Leute zu führen!

Wenn Du bereits Führungskraft bist und Dein eigenes Verhalten reflektieren willst, dann kann ein Leadership-Coaching genau das richtige für dich sein. Mehr erfahren.

Denn Deine Mitarbeitenden, Dein Partner zuhause, Dein Freundeskreis - kaum jemand wird Dir eine subjektive Meinung geben (können). Entweder “weil sie es gut meinen” oder weil Du eben der Chef bist und deshalb Dinge verschleiert werden. Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel.

Voraussetzungen zum Delegieren lernen

Willst Du nun aktiv damit beginnen, mehr und verantwortungsvollere Aufgaben an Deine Leute abzugeben, dann solltest Du während und besonders vorher einige Punkte beachten. 

Hier hast Du einige Fragen, auf die Du beim Delegieren lernen eine Antwort haben solltest. Das meiste davon wirst Du bereits im Kopf haben, ohne Dir aktiv Gedanken zu machen. Andere wiederum sind scheinbar so banal, dass wir sie zwar kennen, sie aber vergessen, da wir zu kompliziert denken. Doch vor dem “wie” kommt das “was”. 

Darüber solltest Du Dir VORHER ausgiebig Gedanken machen

Am Anfang vom delegieren lernen steht die Frage: Was delegiere ich?
Erst dann brauchst Du die Antwort zu: Wie delegiere ich?

Was Du definitiv nicht delegieren solltest sind sämtliche Führungsaufgaben. Also alles, was die Transformation von Ressourcen in Wissen zum Inhalt hat.

Sachaufgaben, die spezialisiertes oder verschiedenes fachliches Wissen benötigen kannst und solltest Du nach Möglichkeit an Deine Leute abgeben.

Fragen, auf die Du eine Antwort haben solltest sind:

  • Wie viel Zeit besteht, bis die Aufgabe erledigt sein muss?
  • Ist es eine einmalige oder eine wiederkehrende Aufgabe?
  • Ist die Aufgabe in sich geschlossen oder nur Teil eines größeren Projektes?
  • Wie kompetent sind Deine Mitarbeitenden in den Aufgabenfeldern?
  • Wie viel traust Du ihnen anhand bisheriger Erfahrungen zu?

Wenn es einmalig oder eilig ist und nur Du es erledigen kannst, dann mach es selbst. Ist es eilig aber weniger wichtig - delegiere es. Besonders bei sich wiederholenden Aufgaben. In Projekten solltest Du den Überblick haben. Jedoch empfiehlt es sich, die Leitung des Projektes zu delegieren und nur die Teilbereiche zu übernehmen, die von Dir als Führungskraft erledigt werden müssen. 

Je anspruchsvoller die delegierte Aufgabe ist, desto mehr Wertschätzung bekommst Du dafür von Deinen Leuten. Wenn sie dahingehend befähigst, immer komplexere Aufgaben zu übernehmen, ist das eine Investition, die sich langfristig auszahlt. Denn delegieren ist ein Lernprozess. Das funktioniert nicht über Nacht.

Bei der Frage, wie viel Du deinen Leuten zutraust - wie kompetent sie sind, kannst Du Dich an den 5 Ebenen des Delegierens orientieren.

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5 Ebenen des Delegierens

  1. “Erledige die Aufgabe”
    Als Führungskraft gibst Du dem Empfänger alle informationen die er braucht und und überträgst die Aufgabe so detailliert wie nötig. Er braucht daher keine Zeit zum Einarbeiten. Ebenfalls hat er keinen Entscheidungsspielraum. Du kannst ihn und die Aufgabenerledigung leicht kontrollieren.
  1. “Arbeite Dich ins Thema ein”
    Du delegierst eine Aufgabe mit ebenso vielen Informationen, lässt aber einen gewissen Spielraum. So muss sich der Mitarbeitende in die Materie einarbeiten und bekommt ein tieferes Verständnis von Abläufen, Zusammenhängen, o.ä. Du behältst zwar die Kontrolle, aber dein Mitarbeitender entscheidet selbst, wie er die Aufgabe umsetzt.
  1. “Gib mir Vorschläge”
    Die dritte Stufe gibt noch mehr Spielraum und erfordert noch tieferes Einarbeiten. Du gibst deinen Mitarbeitenden vor, welches Ziel zu erreichen ist. Für den Weg dahin macht der Mitarbeitende verschiedene Lösungsvorschläge, kann bereits eine Priorisierung erarbeiten und auch begründen. Diese Stufe kostet viel Zeit, damit förderst Du jedoch stark die Entwicklung der Mitarbeitenden. Außerdem wächst in dieser Stufe das Vertrauen zueinander.
  1. “Entscheide Dich und gib mir Rückmeldung”
    Hier gibst du eine Aufgabe oder ein Projekt fast komplett an Mitarbeitende oder ein Team ab. Nur zu festgelgten Zeitpunkten oder Bearbeitungsständen lässt Du Dich über den Sachstand informieren. Du als Führungskraft triffst keine Entscheidungen, aber besprichst sie mit den Mitarbeitenden.
  1. “Entscheide Dich, ohne Rückmeldung zu geben"
    Hast Du vollstes Vertrauen in Deine Mitarbeitenden? Dann ist Stufe 5 der letzte Schliff. Du übergibst komplette Projekte, Dein Team bzw. der Mitarbeitende muss Dir aber keine Rückmeldung zu getroffenen Entscheidungen geben.
Worum es wirklich geht:

Aufgaben, Verantwortung oder Kompetenzen abgeben. An Mitarbeitende, an Dein Team oder als Selbständiger an einen Freelancer. Je höher Dein Vertrauen in Deine Mitarbeitenden und deren Kompetenzen Du hast, desto selbständiger kannst Du sie arbeiten lassen - desto höher kannst Du die Stufe des Delegierens ansetzen.

Doch Vorsicht: Auf Stufe 5, wenn Du die Kontrolle vollends abgegeben hast, kann es auch in die Hose gehen.

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Deshalb noch eine Anekdote, von der ich im Rahmen eines Change-Projektes erfuhr:
Ein Mitarbeiter in der Zentrale eines weltweit agierenden Konzerns bekam die Aufgabe, ein halbjährliches Reporting mit Ausfuhrinformationen anzufertigen. Fleißig übernahm er die zeitintensive Aufgabe und schickte die Berichte pünktlich und regelmäßig an den besprochenen Empfänger einer anderen Abteilung. Er stellte keine Fragen, sein Vorgesetzter auch nicht. Erst nach einigen Jahren erfuhr der Ersteller zufällig, dass seine Informationen nicht genutzt werden und er sie an ein totes Postfach verschickte. 

In Konzernen kann so etwas natürlich schneller passieren als in kleinen Unternehmen, wo sich jeder kennt und viel miteinander gesprochen wird. Solche Missgeschicke können aber passieren, sobald die Kommunikation untereinander ausbleibt oder zumindest Lückenhaft wird.


Kennst Du ähnliche Geschichten? Wie sind Deine Erfahrungen mit Delegieren oder delegieren lernen? Schreib es in die Kommentare!

P.S. Hast Du einen Vorgesetzten, dem das Delegieren nicht so gut gelingt? Dann lass doch diesen Text mal “zufällig” auf Deinem Schreibtisch liegen, wenn Du weißt, dass er/sie vorbeikommt. 😉

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