Durch delegieren:
- machst Du Dich erst arbeitsfähig.
- kannst Du Dich auf wichtige Führungsaufgaben konzentrieren.
- stärkst Du selbständiges Arbeiten Deiner Mitarbeitenden.
Du willst delegieren lernen? 10 Praxistipps erfolgreicher Führungskräfte haben sich bewährt und helfen Dir, Aufgaben wirksam zu verteilen.
Eine Zusammenfassung gibt’s als Checkliste zum Gratis-Download.
Delegiere eine Aufgabe nicht unüberlegt. Jedes Mal, wenn Du sie stellst, kannst Du vorher prüfen, ob sie noch zeitgemäß oder aber vielleicht obsolet geworden ist.
Viel Spaß beim Ausprobieren.
Effektiv delegieren: Lerne, wie es wirklich funktioniert:
Tipp 1: Wähle die richtige Person aus
Du hast eine Aufgabe, die Du effektiv delegieren willst? Dann finde die richtige Person dafür. Es kann ein großer Zeitfresser sein, wenn Person und Aufgabe nicht zusammenpassen. Jeder hat andere Stärken und kann in seinem Stadium des Lernens nicht jede Aufgabe zufriedenstellend erfüllen.
Stelle also sicher, dass die Person in der Lage ist, die Aufgabe gut und richtig zu erledigen. Jemand der eine Aufgabe gerne übernimmt, wird sie auch gewissenhafter erledigen, als jemand, dem sie missfällt.
Kann niemand die Aufgabe erledigen, dann befähige jemanden dazu. Am Besten auch jemanden, der bei Bedarf vertreten kann. Das ist günstiger, als jemanden neu einzuarbeiten, falls die Person mal krank ist.
Du kannst kein Talent für alle Aufgaben besitzen. Wenn Du die richtigen Dinge an die richtigen Personen abgibst, wirst Du viel Zeit sparen. Diese kannst Du nutzen, um wichtige Führungsaufgaben zu erledigen.
Tipp 2: Triff klare Absprachen
Hast Du jemanden gefunden, der den Anforderungen entspricht, dann besprich alle wichtigen Anforderungen der Aufgabe mit ihm.
Viele Führungskräfte bringen den Einwand vor, dass ihre Mitarbeitenden nicht alles Nötige getan haben. Rückblickend finden sie dann zumeist heraus, dass sie selbst nicht alles erwähnt hatten, was sie erledigt haben wollten.
Durch klare Absprachen sparst Du Zeit und Nerven.
Beim Militär ist es zum Beispiel üblich, dass Untergebene einen Befehl in eigenen Worten wiederholen. Dadurch versichern sich Vorgesetzte, dass der Befehl verstanden wurde.
So kannst Du dafür sorgen, dass Deine Leute in die richtige Richtung laufen. Auf den Befehlston kannst Du dabei sogar verzichten. 😉
Tipp 3: Lass den Leuten ihren Freiraum
In Punkt 2 geht es darum, alle wichtigen Anforderungen anzusprechen. Das bedeutet, dass du Unwichtiges und Unnötiges weglassen kannst und solltest. Je enger Du den Spielraum zum Handeln fasst, desto weniger können sich Deine Mitarbeitenden entfalten. Scheuklappen können unter Umständen wirkungsvoll sein. In den meisten Fällen schränken sie aber ein.
Lass Deinen Leuten also einen gewissen Spielraum aber gib ihnen Grenzen, innerhalb derer sie sich frei bewegen können. Das regt sie zum Nachdenken an und fördert die Kreativität. Außerdem könnten dadurch auch Wege oder Lösungen gefunden werden, die besser als die bisherigen sind.
Tipp 4: Gib Präferenzen beim Delegieren an
Viele Wege führen nach Rom. Bestimmte Wege haben sich aber als besonders Energie- oder Zeitsparend erwiesen. Wenn Du also willst, dass eine Aufgabe auf eine bestimmte Art erledigt wird, dann erkläre das Deinen Leuten.
Lass sie von Deinen Erfahrungen profitieren und gib ihnen kurze Beschreibungen, welche Wege aus welchen Gründen nicht und welche gut geklappt haben. Dadurch schaffst Du einerseits Klarheit und kannst andererseits auch Verwirrung vermeiden.
Lass ihnen dabei aber einen gewissen Spielraum. Vielleicht sind noch Abkürzungen oder ganz neue Wege vorhanden.
Tipp 5: Zeitmanagement
Deadlines und Zeiten sind oft ein leidiges Thema. Jedoch gibt Dir ein angemessenes Zeitmanagement die nötige und oft vermisste Struktur.
Lege eine Frist fest, innerhalb der eine Aufgabe erledigt werden soll. Zusätzlich ist es hilfreich, Dir regelmäßig den Bearbeitungsstand mitteilen zu lassen.
Das kannst Du alternativ
- beim Erreichen eines bestimmten Bearbeitungszustandes
- oder in regelmäßigen Abständen durchführen lassen.
Praxistipp: Bringe Deine Leute dazu, dass sie Dir rechtzeitig Bescheid geben, wenn eine Frist nicht gehalten werden kann. Kurz vor Projektabgabe sind zwar manchmal Nachtschichten nötig, sie erzeugen aber ein sehr hohes Stresslevel, das in den meisten Fällen vermieden werden kann.
Schaffe eine Fehlerkultur, in der Deine Leute keine Scheu haben, dir rechtzeitig Bescheid zu geben.
Tipp 6: Schaffe Klarheit bei den Ergebnissen
Mache eine delegierte Aufgabe messbar. Dadurch können Du und andere genau erkennen, wann und wie gut die Arbeit erledigt ist.
Wenn zum Beispiel ein Exposé zu einem bestimmten Sachverhalt erstellt werden soll, muss Dein Mitarbeitender einiges dazu wissen. Welchen Umfang soll die Arbeit haben? Genügen Stichpunkte oder willst Du ausführlichen Fließtext? Sollen Grafiken oder sogar Bilder enthalten sein?
Dahingegen ist die genaue Position der Seitenzahl oder millimetergenaues Einhalten der Zeilenabstände eher selten überlebenswichtig. Klar können solche Punkte relevant sein. Werde aber nicht müde, solche Einzelheiten auf den Prüfstand zu stellen. Überlege Dir, ob sie zweckmäßig für die jeweilige Aufgabe sind.
Tipp 7: Fragen stellen lassen
Höre genau zu, wenn Deine Mitarbeitenden Fragen zu ihren Aufgaben haben. Oft kommen dabei Punkte auf, die Du vielleicht nicht bedacht hast oder die nicht vorhersehbar waren.
Super, wenn das passiert. So kannst auch Du immer wieder dazulernen. Es hilft beim Erfüllen der Aufgaben und allen daran Beteiligten.
Erst wenn Dein Mitarbeitender wirklich das Gefühl hat, die Aufgabe verstanden zu haben, wird er sie auch gut erfüllen können. Andernfalls musst Du auf einen günstigen Zufall hoffen.
Tipp: Oft kommen Mitarbeitende zu ihren Chefs und wollen eine Entscheidung. Viele haben Angst, selbst falsche Entscheidungen zu treffen. Sorge dafür, dass sie Dir verschiedene Alternativen präsentieren und kurz die jeweiligen Vor- und Nachteile erklären können.
Du entwickelst sie zu selbständig denkenden und handelnden Mitarbeitern, wenn sie erstmal selbst über Lösungen nachdenken müssen. Das holt sie aus ihrer Komfortzone und lässt sie wachsen. Dann kommen sie zukünftig auch nicht mit jeder Kleinigkeit zu Dir.
Tipp 8: Gib den Leuten Verantwortung
Je nach Ausbildungsstand kannst Du Deinen Leuten nach und nach mehr Verantwortung übertragen. Das führt zu mehr Vertrauen ineinander und steigert die Kompetenzen. Menschen wachsen bewiesenermaßen zwar an ihren Aufgaben aber Du solltest sie nicht überfordern.
Beginne mit verhältnismäßig kleinen Aufgaben und übertrage nach und nach größere Verantwortung oder gar ganze Projekte. Das schafft auch Dir mehr Freiraum für wichtige Führungsaufgaben.
Je öfter Du Verantwortlichkeiten an die richtige Person gibst, desto kompetenter wird sie auf dem jeweiligen Gebiet. Außerdem kann es ein sehr wichtiger Motivator sein, wenn sich jemand mit seiner Aufgabe identifiziert.
Tipp 9: Rechne mit Fehlern
Du kannst mit ziemlicher Sicherheit davon ausgehen, dass irgendetwas nicht so funktionieren wird, wie geplant. Besonders bei neuen Mitarbeitenden wird nicht alles wie am Schnürchen laufen.
Bei vielen Führungskräften steckt das irgendwo im Kopf. Sie sind aber immer wieder überrascht, wenn dadurch plötzlich Zeitnot oder Druck entsteht. Häufig reagieren sie dann impulsiv.
Du kannst Dich nicht auf jedes Missgeschick vorbereiten. Aber wenn Dir klar ist, dass sie auftreten, wird Deine emotionale Reaktion sicherlich geringer ausfallen. So kannst Du angemessen und mit logischem Sachverstand bessere Entscheidungen treffen.
Wichtig: Etabliere eine gesunde Fehlerkultur. Hier findest Du weitere Tipps für angemessene Reaktionen, wenn mal etwas schief geht.
Tipp 10: Erkläre den Sinn einer Aufgabe
Wie motiviert gehst Du an die Arbeit, wenn Du schon vorher denkst, dass sie keinen Sinn ergibt?
Erkläre Deinen Leuten das Warum ihrer Arbeit. Das gilt für delegierte Aufgaben und auch für alle anderen. Wenn Deine Mitarbeitenden das Große und Ganze kennen, hilft das, einen Schritt weiterzudenken. Ich habe oft erlebt, dass dadurch Prozesse verbessert werden konnten.
Klingt banal ist aber oft hilfreich: Wenn Du selbst nicht weißt, warum Du oder jemand anderes etwas tut, dann muss die Aufgabe vielleicht gar nicht getan werden. Es ist erleichternd, wenn bestehende Prozesse oder Vorgänge auf Aktualität geprüft werden und anschließend verschlankt werden können.
Im kommenden Beitrag habe ich dazu eine kleine Anekdote für Dich. Sie enthält eine gewisse Komik, es wäre aber fatal, das in Deinem Unternehmen zu haben. Lass Dich überraschen.
Checkliste zum besseren delegieren
Speichere Dir jetzt die Checkliste und Du kannst sie jedes Mal nutzen, wenn Du Aufgaben an Deine Mitarbeitenden verteilst.
Effektiv delegieren: Lerne wie es wirklich funktioniert, indem Du Dich immer wieder ausprobierst und Dich an der Checkliste orientierst. Mit etwas Übung wird es Dir zunehmend leichter fallen.
Die Checkliste kannst Du Dir auf dem Desktop abspeichern oder ausgedruckt unter Deine Tastatur legen. Außerdem kannst Du sie für jeden sichtbar aufhängen, damit auch Kollegen und andere Mitarbeitende davon profitieren.
